文件受控管理方法
一.文件管理層次及要求
■为什文件需要分层次管理
■意义：大纲-----概论-----章节展开
■一个组织（企业）的运行一定是动态的，作为行为准则的管理文件也是随之需要发生变化的，如果不分层次管理，那么牵一发而动全身，会导致管理文件始终在变动，不利于管理的稳定；采取分层次管理，按照企业变化的程度，只需要对相应层次的文件做变化即可，可以保持文件架构的稳定性。
不分层次——牵一发而动全身
分层次 ——头痛医头，脚痛医脚
■文件层次管理模式
■为什么文件要受控？（含义）
状况一：文件发行份数有多份，需要回收更改/作废时，不知道该收多少份回来；
状况二：现场复印了一些文件，文件变更后，现场存在新旧两个版本的文件；
状况三：文件丢失，因无法查证也无法追责，导致无人问津；
状况四：需补发文件时，找不到原件，重新打印时又搞错版本。
二.受控的含义及方法
■受控的方法
加盖受控印章！
鲜章有效，复印无效！
发放/借阅/回收均登记！
发放采取编号管理！
原件归存，发放时复印加章！
三.受控印章的使用及授权
■受控印章授权的几个要点：
专人注册领取使用，不得他人使用；
如管理者因故需将使用权转移时，必须进行临时授权，签字生效；
印章遗失应及时报告，补发新印章，原印章（编号）作废；
加盖印章/发放文件/回收文件均登记并保持记录。
编制部门持签署文件原件、需发放份数的复印件交相应的文控管理员；
文控管理员保留原件，在需发放的复印件上加盖“受控”印章，并填写发放号；
文控管理员将加盖鲜章的文件发放至相应地点，并要求文件接收人签署发放记录；
文控管理员按照发放记录将需回收的受控文件（加盖鲜章，且发放号正确的文件）回收，并做好回收记录；
文控管理员应将所有的回收作废文件（包括归存的签字版原件）上加盖“作废”印章统一归存。
文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎的方式销毁，但必须保留一份存档件（建议保留签字版原件），同时保持销毁记录。
如需完全销毁该文件（即不保留存档件），应形成销毁文件清单，并经管理者代表签字授权后，方可将其完全销毁。
■紙質文件發放時，文控管理員同時將对文件进行上传到文檔系统, 以电邮形式通知相关部门.
